Rozliczenie dotacji od konserwatora zabytków przez Wspólnoty Mieszkaniowe

W poście z 2014 r. zatytułowanym "Pozyskiwanie dotacji od konserwatora zabytków przez Wspólnoty Mieszkaniowe" wspomniałem iż powrócimy do tematu. Z prostej przyczyny. Umowa o dotację, to początek drogi. W jej treści zawarty jest termin rozliczenia w postaci złożenia do urzędu sprawozdania z kompletem dokumentów, i ten termin powinien być dla was święty. Nie ma że "proszę o przedłużenie". Urząd dał, urząd rozlicza.

Mamy zakończone prace budowlane. Pamiętajmy, iż odbiór powinien odbyć się w obecności Konserwatora Zabytków. Zapomnijcie, że konserwator będzie pytał "czy już skończyliście, mogę przyjść?". Praktyka rynku "ochrony prawnej zabytków wpisanych do rejestru zabytków" i żywotne zainteresowanie konserwatora zabytkami wskazuje, iż ... to do was (na tym etapie) należy powiadomienie go o możliwości odbioru prac z jego udziałem i ustalenie terminu.

Uczulam na załączniki do sprawozdania z rozliczenia dotacji. Wypełnienie druku sprawozdania jest w miarę proste, tylko co z tego jak nie będziecie mieli kompletacji w postaci wymaganych załączników?

Należą do nich: 

• Dokumentacja powykonawcza, w postaci:

          a) Pozwolenie na budowę wraz z projektem budowlanym

          b) Dziennik budowy

          c) Protokoły odbioru (częściowe, końcowe)

          d) Obmiary

• Dokumentacja zdjęciowa (z przed budowy, w trakcie i po jej zakończeniu)
• Oświadczenie "o ustanowieniu lub przeniesieniu na rzecz miasta prawa do nieodpłatnego    wykorzystania dokumentacji powykonawczej w celach promocyjnych (w szczególności wykorzystanie zdjęć), w tym jej przetwarzania w zakresie niezbędnym do tego celu"
• Kopie rachunków, faktur, przelewów wystawionych z tytułu wykonanej pracy.
• Protokół komisyjnego odbioru z udziałem Konserwatora Zabytków
• Kosztorys powykonawczy. 

Omówmy załączniki.

Pozwolenie na budowę, projekt budowlany, protokoły odbioru, obmiary - wystarczą kopie - jednak z adnotacją (lub pieczęcią) "za zgodność z oryginałem".

Co do protokołów odbioru - zapomnijcie o ewentualnym (czasami o dziwo tak się zdarza) spisywaniu ich "zza biurka". Strzał w kolano, w konfrontacji z wizją konserwatora. Lepiej wiedzieć - co się realizowało i w jaki sposób.

Materiał fotograficzny - na płycie. Musi dokumentować chronologię budowy. Zdjęcia przed odbiorem powinny uwzględniać wizerunek banera, tabliczki zawieszonej na nieruchomości (zgodnie z zapisami w uchwale o dotacje) z napisem "Remont współfinansowało m.st. Warszawa" (z perspektywy mojego rynku pracy, w waszym przypadku - każda inna miejscowość gdzie proces dotacji może mieć miejsce).

Wspomniane oświadczenie to taka podstawa do miejskiej budowy PR. Jest na to druk na stronie konserwatora. Wypełniacie, do załączników i koniec.

Rachunki, faktury - MUSZĄ BYĆ Z KWOTAMI ZGODNYMI W UMOWIE. Tu chodzi o weryfikacje przepływu środków pieniężnych - MIEJSKICH ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH. Dlatego też ważny jest również TERMIN PŁATNOŚCI WYKONAWCY i dowód w postaci kopii przelewów. Protokół komisyjnego odbioru - spisujecie go przy udziale konserwatora na odbiorze, do sprawozdania kopia za zgodność z oryginałem.

Kosztorys powykonawczy - ma być podpisany przez wykonawcę, zatwierdzony przez inspektora nadzoru, zatwierdzony przez inwestora - czyli Wspólnotę Mieszkaniową. 

Wypełnienie druku sprawozdania nie powinno sprawić problemu. Wpisujemy dane z posiadanej dokumentacji. Podpis i pieczęć Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej. Całość składamy w wymaganym terminie (patrz umowa o dotacje) w Biurze Konserwatora Zabytków. 

Koniec? W dalszym ciągu początek. Teraz to konserwator pewnego pięknego dnia, zadzwoni do was i tonem nie znoszącym sprzeciwu poinformuje ... i chce dokonać wizji na dotowanej nieruchomości np. jutro. Od momentu złożenia sprawozdania do wizji, konserwator ma w głowie prześledzony np. kosztorys powykonawczy. A tam ... mogą zdarzyć się duże odstępstwa od kosztorysu ofertowego, oj mogą. Nie żebym szukał sensacji. To poważny blog o praktycznym ujęciu rynku nieruchomości. W praktyce chodzi tylko o to, iż jeżeli ubiegacie się o dotacje - miejcie świadomość tego iż urzędnik z biura dotacji każdą wartość z kosztorysu, każdą roboczo godzinę weźmie po lupę. I sprawdzi, porówna ze wskaźnikami, cenami. To samo dotyczy faktur, dotrzymania terminów itd. Nie warto zatem robić dziwnych akcji narzutowych (po to jest inspektor nadzoru, by czuwał z naszej strony nad tym co oddajemy konserwatorowi - również w formie dokumentacji). Wiadomo, że może zajść konieczność wykonania dodatkowych prac - miejmy jednak na to papierologię - podkładki. Nie ma co startować z dziwnymi "narzutami", bo dwa razy stracicie - i u wykonawcy - bo trzeba będzie mu zapłacić, i u konserwatora - bo trzeba będzie mu oddać. 

Wspomniana wizja konserwatora na nieruchomości to ostateczny akt przed wydaniem decyzji - czy jest w porządku, czy coś do oddania konserwatorowi. Osobiste dotykanie murów, badanie grubości zaprawy, zgodności wykorzystanych materiałów w budowie z dokumentacji. To są chwile prawdy. Pytania i odpowiedzi. 

Dlatego warto zarówno przed ubieganiem się o dotacje, jak i w momencie jej rozliczania mieć świadomość kontroli całości procesu. To są pieniądze miasta i miasto ma prawo wiedzieć na co, i w jaki sposób zostały wydatkowane. Warto korzystać z dotacji. Pierwsze koty za płoty to chrzest bojowy. Gdy zaczynałem z dotacjami - na "dzień dobry" na raz dostałem do obsługi 3 Wspólnoty Mieszkaniowe z dotacji już po zawarciu umów o dotacje. Praktycznie ... zostałem praktykiem. Nie jest to łatwe, ale co jest w życiu łatwe? Warunki są znane - od początku do końca. Jeżeli całość procesu realizowana jest zgodnie z kryteriami - powinno być dobrze. A ZATEM, KOMPLETNYCH DOTACJI :). Serdecznie pozdrawiam, Marcin Olszewski. 

Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami,  studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji.